Henkilötietojen käsittely
Vakuutusmeklarina otamme henkilötietojen käsittelyn vakavasti ja noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita asiaa koskevia lakeja ja määräyksiä. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että emme käsittele muita kuin toimeksiannon tai asiakassuhteen hoidon kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tiedot myös poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme keräämiämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi, tai niin kauan kuin niiden säilyttämiseen on laissa määrätty velvollisuus. Saatamme esimerkiksi säilyttää tapahtumatietoja tai kirjeenvaihtoa, kunnes aikaraja korvausvaatimusten esittämiseen kyseisen tapahtuman kohdalla päättyy.
Poistamme henkilötiedot, kun niiden säilyttäminen ei edellä mainituilla perusteilla enää ole tarpeen. Voimme poistaa tietoja joiltain osin jo aiemmin asiakkaan toiveesta (esimerkiksi suoramarkkinoinnin kieltäminen).
Tietojen luovuttaminen
Asian ja/tai sopimustemme toteuttamisen niin vaatiessa voimme luovuttaa tietoja
- konserniimme kuuluville yrityksille
- vakuutusyhtiöille
- työeläkelaitoksille
- Kelalle
- terveyspalveluiden tuottajille
- asiakasyhteisöille
- asianomaisille henkilöille.
Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös toimivaltaisille viranomaisille meklariyhtiön laillisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Asiakas
|
Millaisia henkilötietoja käsittelemme? |
Tietoja, joita käsittelemme sinusta, ovat nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, sosiaaliturvatunnus, vakuutustiedot, tiedot, jos olet poliittisesti altistuneessa asemassa, taloudelliset tiedot, terveystiedot, perhetiedot ja työsuhteesi. |
|
Mistä tiedot ovat peräisin? |
Keräämme tietoja sekä suoraan sinulta, yrityksestäsi, johon olet suhteessa, kuten työnantajiin ja vakuutusyhtiöihin, että laajasti saatavissa olevista lähteistä. Saamme tietoa myös muilta Söderberg & Partners -konsernin yrityksiltä markkinointitarkoituksiin |
|
Mikä on hoidon tarkoitus? |
Hoidon tarkoituksena on neuvoa sinua vakuutuksen valinnassa ja hallita itsellesi tai työnantajallesi, jäsenjärjestöllesi tai ryhmävakuutusratkaisullesi kuuluvaa vakuutusta. Voit myös tarvita toimia ennen kuin haluat ottaa uuden vakuutuksen. Tarkoituksena on myös noudattaa liiketoimintaamme sovellettavia juridisia dokumentointivaatimuksia ja markkinoida palveluitamme. (Lisätietoja löydät kohdasta Henkilötietojen käsittely markkinointia varten.) |
|
Pakollinen vai vapaaehtoinen? |
Sinusta löytyviä tietoja tarvitaan, jotta voimme tarjota vakuutuksia, paitsi sähköpostiosoitteen, jonka meille ilmoittaminen on vapaaehtoista. |
|
Mikä on Söderberg & Partnerin oikeusperusta/ oikeutettu etu? |
Hoitojen oikeusperusta on osittain asiakassuhteen dokumentoinnin oikeudellisen velvoitteen täyttäminen ja työnantajan kanssa tekemäsi sopimuksen tai suoraan kanssamme tehdyn sopimuksen toteuttaminen. Meillä on myös perusteltu intressi markkinoida palveluitamme. |
|
Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia ja missä maissa he ovat? |
Tietoja, joita käsittelemme sinusta, lähetetään vakuutusyhtiölle, jossa vakuutus tehdään, ja työnantajallesi. Saatamme joutua myös toimittamaan toimittajillemme tarvittavat tiedot palveluidemme suorittamiseksi, esimerkiksi tietojen tallennuksen yhteydessä. Vastaanottajat sijaitsevat pääasiassa Ruotsissa tai EU-/ETA-alueella. Yksittäisissä tapauksissa käytämme toimittajia, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU: n/ETA: n ulkopuolelle, ja näissä tapauksissa varmistamme, että ryhdytään toimenpiteisiin tietosuoja-asetuksen 46 artiklan suojausvaatimusten noudattamiseksi. Lisäksi sinua koskevia yhteystietoja voidaan jakaa Söderberg & Partners-ryhmän muiden yritysten kanssa markkinointitarkoituksiin. (Lisätietoja markkinointiprosessistamme löydät kohdasta Henkilötietojen käsittely markkinointia varten.) |
|
Kuinka kauan tietoja säilytetään? |
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen vakuutuskauden ja ajan kuluessa, jonka kuluessa vakuutusta voidaan vaatia. Tallennamme tietoja yleensä 11 vuotta sen jälkeen, kun sopimuksemme kanssasi tai yrityksen/ organisaation kanssa on päättynyt. |
Sukulaiset
|
Millaisia henkilötietoja käsittelemme? |
Tietoja, joita käsittelemme sinusta, ovat nimet, perhesuhteet ja taloudelliset tiedot. |
|
Mistä tiedot ovat peräisin? |
Keräämme tietoja sukulaiselta, joka on asiakas kanssamme. |
|
Mikä on hoidon tarkoitus? |
Hoidon tarkoituksena on antaa neuvoja asiakkaallemme ja noudattaa liiketoimintaan liittyviä asiakirjoja koskevia lakivaatimuksia. |
|
Pakollinen vai vapaaehtoinen? |
Läheisten on vapaaehtoista antaa tietoja. |
|
Mikä on Söderberg & Partnerin oikeusperusta? |
Hoidon oikeusperusta on, että asianmukaisen neuvonnan tarjoamiseksi meillä on laillinen velvoite pyytää tiettyjä tietoja sukulaisista. |
|
Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia ja missä maissa he ovat? |
Vastaanottajat sijaitsevat pääasiassa Ruotsissa tai EU-/ETA-alueella. Yksittäisissä tapauksissa käytämme toimittajia, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU: n/ETA: n ulkopuolelle, ja näissä tapauksissa varmistamme, että ryhdytään toimenpiteisiin tietosuoja-asetuksen 46 artiklan suojausvaatimusten noudattamiseksi. |
|
Kuinka kauan tietoja säilytetään? |
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen vakuutuskauden ja ajan kuluessa, jonka kuluessa vakuutusta voidaan vaatia. Tallennamme tietoja yleensä 11 vuotta sen jälkeen, kun sopimuksemme kanssasi tai yrityksen/organisaation kanssa on päättynyt. |
|
Millaisia henkilötietoja käsittelemme? |
Jos olet yhteyshenkilö yrityksessä tai organisaatiossa, jonka kanssa Söderberg & Partnersilla on sovittelijan tehtävä, käsittelemme seuraavia tietoja: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja millainen asema sinulla on yrityksessä tai organisaatiossa. Jos yrityksesi on yksittäinen yritys, käsittelemme yllä mainitun lisäksi myös sosiaaliturvatunnustasi. Jos sinut nimitetään työntekijänä tai muulla tavoin vakuutuksessa tai vakuutussopimuksessa, jonka ottaa pois yritys tai organisaatio, jolle Söderberg & Partners on välittäjätehtävä, käsittelemme sinusta tietoja, jotka ovat tarpeen kyseiselle vakuutukselle, toisin sanoen sosiaaliturvatunnus, nimi ja vakuutustiedot. Jos Söderberg & Partners auttaa yritystä tai organisaatiota vahingon sattuessa, tiedot vammasta käsitellään. Jos henkilökohtaisesti otat vakuutuksen Söderberg & Partnersin kautta, käsittelemme nimiä, sosiaaliturvatunnuksia, osoitteita, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja vakuutustietoja, jotka liittyvät asiaankuuluviin vakuutuksiin. |
|
Mistä tiedot ovat peräisin? |
Keräämme tietoja sekä suoraan sinulta että yritykseltä tai organisaatiolta, johon sinulla on suhde. Ne voivat olla työnantaja, jäsenorganisaatio, ryhmän edustaja tai muu yritys tai muu organisaatio, jonka kanssa sinulla on samanlainen suhde. |
|
Mikä on hoidon tarkoitus? |
Hoidon tarkoituksena on neuvoa ja auttaa sinua tai yritystä / organisaatiota, johon sinulla on suhde, valitessaan vakuutusta ja hallita vakuutuksia, jotka sinulla tai yritykselläsi/organisaatiollasi on. Se voi myös olla toimia ennen uuden vakuutuksen ottamista tai auttaa vahinkojen varalta. Tarkoituksena on myös noudattaa liiketoimintaamme sovellettavia juridisia dokumentointivaatimuksia ja markkinoida palveluitamme. (Lisätietoja markkinointiprosessistamme löydät kohdasta Henkilötietojen käsittely markkinointia varten.) |
|
Pakollinen vai vapaaehtoinen? |
Sinusta löytyviä tietoja tarvitaan, jotta voimme välittää vakuutuksen, paitsi sähköpostiosoite ja sijaintityyppi, jonka meille ilmoittaminen on vapaaehtoista. |
|
Mikä on Söderberg & Partnerin oikeusperusta/ oikeutettu etu? |
Vakuutuksenottajan tai meiltä neuvoja saaneiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on sopimuksen täyttäminen tai valmistelutöiden tekeminen ennen sopimuksen tekemistä. Meillä on myös lakisääteinen velvollisuus dokumentoida jokainen asiakassuhde. Jos meillä ei ole sopimusta suoraan kanssasi, mutta työnantajan, jäsenjärjestön tai ryhmän edustajan kanssa, eikä sinulla ole sopimusta yrityksen/organisaation kanssa, joka on meille asiakas, meillä on perusteltu intressi käsitellä tietosi täyttääksemme sopimussuhteemme meidän asiakas tai suorittaa valmistelutyöt ennen tällaisen sopimuksen tekemistä. Lisäksi meillä on perusteltu intressi markkinoida palveluitamme. Jos haluat tietää, millä perusteilla lailliset intressiarvioinnit on tehty, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse info.finland@soderbergpartners.com. |
|
Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia ja missä maissa he ovat? |
Tietoja, joita käsittelemme sinusta, lähetetään vakuutusyhtiölle, jossa vakuutus tehdään, ja työnantajallesi. Saatamme joutua myös toimittamaan toimittajillemme tarvittavat tiedot palveluidemme suorittamiseksi sinulle, esimerkiksi tiedon tallennuksen yhteydessä. Vastaanottajat sijaitsevat pääasiassa Ruotsissa tai EU / ETA-alueella. Yksittäisissä tapauksissa käytämme toimittajia, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU: n / ETA: n ulkopuolelle, ja näissä tapauksissa varmistamme, että ryhdytään toimenpiteisiin tietosuoja-asetuksen 46 artiklan suojausvaatimusten noudattamiseksi. Lisäksi sinua koskevia yhteystietoja voidaan jakaa Söderberg & Partners-ryhmän muiden yritysten kanssa markkinointitarkoituksiin. (Lisätietoja markkinointiprosessistamme löydät kohdasta Henkilötietojen käsittely markkinointia varten.) |
|
Kuinka kauan tietoja säilytetään? |
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen vakuutuskauden ja ajan kuluessa, jonka kuluessa vakuutusta voidaan vaatia. Tallennamme tietoja yleensä 11 vuotta sen jälkeen, kun sopimuksemme kanssasi tai yrityksen / organisaation kanssa on päättynyt. |
Tietojen käsittely markkinoinnissa
Keräämme tietoja sekä Söderberg & Partners Groupiin kuuluvilta yrityksiltä, että ulkopuolisten kanavien kautta. Keräämme myös tietoa mm. verkkosivustoltamme evästeiden avulla, jotka sivuston vierailijaa pyydetään hyväksymään hänen vieraillessaan sivustolla ensimmäisen kerran.
Keräämme tietoa markkinointitarkoituksiin auttaaksemme meistä kiinnostuneita sekä omia asiakkaitamme löytämään itselleen mielenkiintoisia palveluita.
Käytämme tietoja myös ajankohtaisista asioista viestimiseen sekä asiakkaidemme pitämiseen ajan tasalla vakuutusalan ajankohtaisista tapahtumista ja muutoksista.
Verkkosivustomme vierailijat päättävät itse vieraillessaan sivustolla ensimmäistä kertaa, millaista tietoa saamme kerätä heistä. Voit koska tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää ilmoittamalla siitä osoitteeseen viestinta@soderbergpartners.com.
Myös uutiskirjeissämme on tilauksen peruutusmahdollisuus.
Säilytämme markkinointia varten kerättyjä tietoja pääsääntöisesti kolmen kuukauden ajan. Jos sinä tai työnantajasi olette asiakassuhteessa meihin, säilytämme tietojasi asiakasviestintää varten. Myös tällöin voit estää markkinointiyhteydenotot.
Jos olet itse tilannut uutiskirjeemme tai muulla tavoin ilmaissut, että haluat meiltä markkinointiviestejä, säilytämme myös tässä tapauksessa tietojasi. Voit koska tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää ilmoittamalla siitä osoitteeseen viestinta@soderbergpartners.com.
Sopimuksemme puitteissa käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, osoite ja puhelinnumero. Jos edustat yritystä, keräämme tietoja myös asemastasi yrityksessä. Sopimuksemme noudattamiseksi keräämme myös sähköpostiosoitteesi.
Tapahtumakutsuja varten käsittelemme seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite. Jos ilmoitat olevasi kiinnostunut yrityksestämme verkkosivullamme olevalla lomakkeella, käsittelemme seuraavat tiedot: nimi, yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä muut mahdollisesti antamasi tiedot.
Jos olemme nauhoittaneet sinusta videon, tallennamme sen lisäksi nimesi, asemasi ja edustamasi yrityksen nimen.
Jos ilmoitat, että et halua meiltä markkinointimateriaalia emme enää lähesty sinua markkinointitarkoituksessa. Voit koska tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää ilmoittamalla siitä osoitteeseen viestinta@soderbergpartners.com.
Useimmin kysyttyjä kysymyksiä
Suhteesi Söderberg & Patnersiin ratkaisee, millaisia henkilötietoja sinusta käsittelemme. Alempana kerromme tarkemmin, mitä henkilötietoja käsittelemme meiltä ostamiesi palvelujen tyypin perusteella.
Vaikka et olisi asiakkaamme, saatamme käsitellä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin.
Asiakkuuteesi liittyviä henkilötietoja käsitellään, jotta voisimme täyttää sopimus- ja muut velvoitteemme sinua kohtaan, jotta voimme tarjota hyvää asiakaspalvelua. Lisäksi laki velvoittaa meitä dokumentoimaan asiakassuhteitamme, minkä vuoksi meidän on käsiteltävä henkilötietoja asiakkaistamme ja heidän sukulaisistaan.
Meidän on myös käsiteltävä joitakin henkilötietoja kirjanpitoamme ja toimintakertomuksiamme varten. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme ottaa yhteyttä mahdollisiin ja jo olemassa oleviin asiakkaisiin markkinointitarkoituksessa sekä kehittää järjestelmiämme, tuotteitamme ja asiakkaillemme lähetettäviä tarjouksia.
Jos olemme ottaneet sinuun yhteyttä vaikka et ole asiakkaamme, käsittelemme tietojasi markkinointitarkoituksessa.
Jos et halua meidän käsittelevän henkilötietojasi, ota yhteyttä meihin, niin poistamme sinua koskevat tiedot. Ota yhteyttä omaan yhteyshenkilöösi tai lähetä meille sähköpostia osoitteeseen viestinta@soderbergpartners.com.
Söderberg & Partnersin tietosuoja on erittäin vahva. Se tarkoittaa että meillä on järeät tekniset ratkaisut henkilötietojen suojaamiseen, kuten palomuurit ja tunkeutumisenhavainta.
Lisäksi asetamme yhtä korkeat vaatimukset muille tahoille, jotka käsittelevät henkilötietojasi puolestamme.
Sinulla on useita oikeuksia henkilötietojen käsittelyn suhteen. Jos olet epävarma käsittelemmekö henkilötietojasi, tiedustele asiaa omalta yhteyshenkilöltäsi tai osoitteesta info.finland@soderbergpartners.com.
Oikeus tutustua asiaan
Sinulla on oikeus saada selville, käsittelemmekö henkilötietojasi sinusta. Jos teemme niin, sinulla on myös oikeus saada ote, jossa selvennetään, mitä tietoja säilytämme sinusta. Oikeus sisältää myös lisätietoja siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus vastustaa
Jos käytämme henkilökohtaisia tietojasi mainostaaksemme palveluitamme sinulle, sinulla on oikeus vastustaa tätä käsittelyä. Tällöin lopetamme tietojen käsittelyn markkinointitarkoituksiin.
Jos et halua enää vastaanottaa markkinointiviestintää meiltä, ilmoitathan asiasta osoitteeseen info.finland@soderbergpartners.com.
Poisto- ja rajoitusoikeus
Tietyin ehdoin sinulla on oikeus saada sinusta käsittelemämme tiedot poistettua. Tämä pätee esimerkiksi silloin, kun meillä ei ole laillista perustaa tietojen käsittelemiselle tai jos tietoja ei enää tarvita liiketoiminnassamme.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Jos käsittelemme sinusta henkilökohtaisia tietoja toteuttaaksemme sopimuksen, joka meillä on sinun tai yrityksesi kanssa suostumuksellasi, sinulla on oikeus ns. tietojen siirrettävyyteen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus vaatia, että toimitamme tiedot sinulle sähköisessä muodossa. Voit myös pyytää, että lähetämme tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus korjaukseen
Jos käsittelemme vääriä tai puutteellisia henkilökohtaisia tietojasi, sinulla on oikeus saada nämä tiedot korjatuiksi.