Meklariyhteistyö toi Hekalle merkittävät säästöt vakuutuksiin
Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) toteutti vakuutustensa analyysin ja kilpailutuksen Söderberg & Partnersin asiantuntijatuella. Yhteistyö tuotti merkittäviä kustannussäästöjä sekä selkeytti vakuutusturvan kokonaiskuvaa.
Lähtökohtana vaativa tilanne
Kun Hekan talousjohtaja Mikko Herajärvi aloitti tehtävässään, oltiin monin tavoin siirtymävaiheessa. Edellinen talousjohtaja oli jo ehtinyt lähteä eläkkeelle, ja muutamaa kuukautta myöhemmin yhtiössä vaihtuivat myös toimitusjohtaja ja kiinteistöjohtaja. Keskeneräisen vakuutusprojektin vetovastuu siirtyi Herajärven pöydälle suoraan edeltäjältä.
”Edeltäjäni oli teettänyt vakuutusanalyysin Söderberg & Partnersilla ja suunnitelmissa oli myös vakuutusten kilpailuttaminen. Projektin jatko tipahti käytännössä suoraan syliini. Kyse oli isosta asiakokonaisuudesta, joten alku ei ollut perehtymisen kannalta aivan helpoin mahdollinen”, Herajärvi kuvailee.
Kattava vakuutusanalyysi oli kuitenkin tehty hyvin, joten Herajärvi kokee, että sen avulla pääsi melko kivuttomasti sisälle organisaation vakuutusmaailmaan. Vakuutusmeklari kävi analyysia ja sen tuloksia läpi yhdessä Hekan kanssa.
”Halusimme varmistaa, että analyysin pohjalta lähdetään oikeaan suuntaan, ja että meillä on sisäisesti yhteinen käsitys asioista. Itselleni oli tärkeää osallistaa ihmisiä organisaatiosta laajemmin, jotta paras asiantuntemus saatiin hyötykäyttöön”, Herajärvi kertoo.
Tavoitteena kustannustehokas ja selkeä vakuutusturva
Söderberg & Partnersin asiantuntijat tukivat Hekaa vakuutusprojektin kaikissa vaiheissa: he auttoivat analyysin läpikäynnissä, tarjouspyyntöjen laadinnassa, saatujen tarjousten vertailussa sekä päätöksenteossa.
Hankintaprosessissa meklarin suurin kysymys liittyy usein siihen, miten ja milloin tarvittavat kohdetiedot ja -luettelot saadaan asiakkaalta. Hekan kanssa tämä ei ollut ongelma, sillä omaisuus- ja kiinteistöluettelo toimitettiin meklarille nopeasti ja niistä löytyivät kaikki olennaiset kohdekohtaiset tekniset tiedot, suojaustiedot sekä tiedot tärkeimmistä saneerauksista. Nämä tiedot olivat ratkaisevan tärkeitä hankinnan onnistumisen kannalta.
Onnistunut yhteistyö toi merkittäviä hyötyjä sekä kustannusten että vakuutusten sisällön osalta.
”Suurin yksittäinen hyöty oli totta kai hinnassa. Heka tarjoaa kohtuuhintaista asumista, joten kaikki löytämämme säästöt menevät suoraan asukkaiden hyväksi vuokrien kautta”, Herajärvi toteaa.
Myös vakuutusturvan sisältö selkeytyi ja siihen syntyi parempi kokonaiskuva. Muun muassa omavastuiden taso onnistuttiin määrittämään aiempaa paremmin.
”En ole itse vakuutusten syvällinen asiantuntija, joten asiantunteva tuki oli todella tärkeää. Erityisesti näin isossa kokonaisuudessa tarvitaan ulkopuolista näkemystä ja ammattitaitoista otetta”, Herajärvi muistuttaa.
Sujuva yhteistyö ja selkeä toimintatapa
Herajärven mukaan yhteistyö erottui edukseen erityisesti selkeydellään ja tehokkuudellaan. Asioita vietiin järjestelmällisesti eteenpäin, ja tuki oli jatkuvasti saatavilla, mikä teki prosessista selkeän ja helposti hallittavan Hekan näkökulmasta.
Asiantuntijat olivat jatkuvasti tavoitettavissa, ja palvelussa yhdistyivät asiakaspalveluhenkisyys sekä aktiivinen ote. Projektin aikana asiat etenivät tasaisella rytmillä, eikä työtaakka kasvanut kohtuuttomaksi.
Kilpailutuksen päätyttyä Heka valitsi uuden vakuutuskumppanin, jonne keskitettiin kaikki vakuutukset. Tässä vaiheessa vakuutusten hallinnointi on päätetty pitää Hekan omissa käsissä, jotta voidaan testata nykyisen rakenteen toimivuutta.
Projektin myötä Heka uudisti myös sisäisiä toimintamallejaan vakuutusasioissa. Prosessi tarjosi arvokasta oppia ja kehitti organisaation omaa osaamista. Lopputuloksena syntyi taloudellista hyötyä ja vakuutusturvan selkeyttä.
Jos tulevaisuudessa ilmenee uutta tarvetta ulkopuoliselle asiantuntijuudelle, Herajärvi luottaa, että apua löytyy nopeasti.
”Olen varmasti yhteydessä uudelleen, jos tarpeita ilmenee”, hän toteaa.
Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka)
Heka on Helsingin kaupungin kokonaan omistama yhtiö, joka omistaa ja hallinnoi yli 50 000 vuokra-asuntoa eri puolilla Helsinkiä. Heka on Suomen suurin asuntovuokranantaja ja sen tavoitteena on tarjota turvallista, kohtuuhintaista ja viihtyisää asumista. Toiminnan keskiössä ovat asukkaat ja kestävä kaupunkikehitys.
