Sopimusvastuut vuotavat ja lasku siitä voi päätyä väärälle pöydälle
Useimmat organisaatiot ajattelevat vastuunsa olevan selvä. Sopimukset on tehty, vakuutukset kunnossa ja riskit hallinnassa. Todellisuudessa moni ostosopimus jättää auki, kuka vastaa mistäkin vahingosta ja mitä kenenkin vakuutusturva kattaa. Kun sopimusvelvoitteet ja vakuutusturva eivät kohtaa, virhe ei jää vain paperille vaan voi konkretisoitua miljoonien eurojen kustannuksina, ja usein lasku uhkaa päätyä väärälle pöydälle.
Vastuujako ostosopimuksissa ontuu yllättävän usein
Yritysten ja julkisten organisaatioiden sopimukset voivat vaikuttaa selkeiltä, mutta riskit piilevät yksityiskohdissa. Sopimusten ehdot ja vakuutusturva eivät aina ole linjassa keskenään, mikä voi johtaa siihen, että sopimuksessa määrätty vastuu ei ole vakuutuksella katettu tai edes katettavissa.
”Parhaimmillaan sopimukset ja vakuutukset tukevat toisiaan saumattomasti. Huonoimmillaan ne voivat luoda aukkoja ja/tai vastuita, joita ei edes ymmärretä ennen kuin vahinko toteutuu”, sanoo Söderberg & Partnersin Chief Commercial Officer Tapani Toppi.
Sopimusriskien hallinta ei ole vain lakimiesten asia
Juridiikka on tärkeä osa kokonaisuutta, mutta pelkkä sopimusosaaminen ei riitä. Todellinen riskienhallinta vaatii yhteistyötä liiketoiminnan, taloushallinnon, sopimusosaamisen ja vakuutusasiantuntijoiden välillä. Vasta silloin sopimuksen vastuut voidaan suhteuttaa oikein käytössä tai saatavilla olevaan vakuutusturvaan.
Riskienhallinta ei ole yksittäinen dokumentti, vaan jatkuva prosessi. Puutteelliset vastuunjaot eivät korjaannu itsestään, vaan vaativat tietoisen ja systemaattisen tarkastelun sopimuspolitiikassa ja vakuutuksissa.
“Yleensä ensimmäinen hälytysmerkki on se, jos käytetään “vanhaa” sopimuspohjaa, vaikka maailma tai toiminta ovat muuttuneet. Tai se, että sopimuspohjaa ei ole luotu juuri kyseessä olevaa sopimusta varten”, Toppi painottaa.
Julkisella sektorilla haasteet voivat olla vielä monisyisempiä
Julkiset hankinnat ovat itsessään haastava kokonaisuus. Hankinnat tehdään säädellyssä ympäristössä, joka voi jo itsestään vaikeuttaa neuvottelutilannetta.
Pitäisikö perusmuotoisen julkisyhteisön, kuten kunnan tai seurakunnan, pystyä hahmottamaan se, mitä vaikkapa toimitussopimuksen tai peruskorjausurakan vakuutusvaatimuksen taakse tarjoajan näkökulmasta kätkeytyy?
“Pitäisi! Ja helpoiten hahmotus lähtee rakentumaan sillä, että kysyy asiasta vakuutusmeklarilta”, Toppi toteaa.
Onnistunut riskienhallinta on kilpailuetu
Kun sopimus- ja vakuutusvastuut on linjattu ja ennen kaikkea yhteensovitettu oikein, kukin taho voi keskittyä ydintehtäväänsä. Samalla vältetään tilanteet, joissa sopimuksessa määritellyt vastuut kiertävät vakuutusturvan, ylittävät taloudellisen kestokyvyn tai aiheuttavat mainehaittaa.
”Kun sopimusriskit on tunnistettu, niin vakuutukset voidaan räätälöidä suoraan niitä vastaaviksi. Tämä ei ole ainoastaan vakuutuksen hyödyntämistä, vaan riskienhallintaa, joka suojaa organisaation toimintaa ja taloutta”, Toppi sanoo.
Kolme askelta hyvään vastuiden hallintaan
- Dokumentoi sopimukset selkeästi ja yksiselitteisesti.
- Peilaa yrityksen vakuutuksia jokaiseen merkittävään sopimukseen, varsinkin niihin, jotka sisältävät vastuunsiirtoa tai hankalasti ennakoitavia tilanteita.
- Kytke riskienhallinta osaksi hankinta- ja sopimusprosesseja jo varhaisessa vaiheessa, älä vasta allekirjoitushetkellä tai ensimmäisen vahingon satuttua.
Monessa organisaatiossa luotetaan siihen, että sopimukset ja vakuutukset kattavat riskit, kunnes toisin todistetaan, liian usein vahingon jälkeen. Siksi voi olla hyvä pysähtyä hetkeksi ja kysyä: puhuvatko nämä kaksi todella samaa kieltä?
Olisiko sinun organisaatiossasi aika tarkastella, piileekö sopimuksissa velvoitteita tai olosuhteita, joita nykyinen vakuutusturva ei kata? Tietoisuus ei itsessään poista riskiä, mutta antaa mahdollisuuden hallita sitä ennen kuin se realisoituu.
