Avtalsförpliktelser läcker ut och fakturan kan hamna på fel bord
De flesta organisationer anser att deras ansvar är tydligt. Avtalen är upprättade, försäkringarna i ordning och riskerna under kontroll. I verkligheten lämnar många köpeavtal det öppet vem som ansvarar för vilka skador och vad respektive försäkringsskydd täcker. När avtalsförpliktelser och försäkringsskydd inte stämmer överens stannar felet inte bara på papperet utan kan konkretiseras i form av kostnader på miljontals euro, och ofta riskerar räkningen att hamna på fel bord.
Ansvarsfördelningen i köpeavtal är ofta förvånansvärt oklar
Avtal mellan företag och offentliga organisationer kan verka tydliga, men riskerna lurar i detaljerna. Avtalsvillkoren och försäkringsskyddet stämmer inte alltid överens, vilket kan leda till att det ansvar som fastställs i avtalet inte täcks av försäkringen eller ens kan täckas.
”I bästa fall stöder avtal och försäkringar varandra sömlöst. I sämsta fall kan de skapa luckor och/eller ansvarsskyldigheter som man inte ens förstår förrän skadan inträffar”, säger Söderberg & Partners Chief Commercial Officer Tapani Toppi.
Hantering av avtalsrisker är inte bara en fråga för jurister
Juridik är en viktig del av helheten, men enbart avtalskunskap räcker inte. Verklig riskhantering kräver samarbete mellan affärsverksamheten, ekonomiförvaltningen, avtalsspecialister och försäkringsexperter. Först då kan avtalets ansvar rätteläggas i förhållande till det försäkringsskydd som används eller finns tillgängligt.
Riskhantering är inte ett enskilt dokument, utan en kontinuerlig process. Bristfälliga ansvarsfördelningar rättas inte till av sig själva, utan kräver en medveten och systematisk granskning av avtalspolitiken och försäkringarna.
”Vanligtvis är det första varningssignalet att man använder en ”gammal” avtalsmall, trots att omvärlden eller verksamheten har förändrats. Eller att avtalsmallen inte har skapats just för det aktuella avtalet”, betonar Toppi.
Inom den offentliga sektorn kan utmaningarna vara ännu mer komplexa
Offentlig upphandling är i sig ett utmanande område. Upphandlingar sker i en reglerad miljö, vilket i sig kan försvåra förhandlingssituationen.
Bör en grundläggande offentlig enhet, såsom en kommun eller en församling, kunna förstå vad som döljer sig bakom försäkringskraven i exempelvis ett leveransavtal eller ett renoveringskontrakt ur anbudsgivarens perspektiv?
”Ja, det borde den! Och det enklaste sättet att få en överblick är att fråga en försäkringsmäklare”, konstaterar Toppi.
Välfungerande riskhantering är en konkurrensfördel
När avtals- och försäkringsansvaret har fastställts och framför allt samordnats på rätt sätt kan varje part fokusera på sin kärnverksamhet. Samtidigt undviks situationer där de ansvar som definieras i avtalet kringgår försäkringsskyddet, överskrider den ekonomiska bärkraften eller orsakar reputationsskada.
”När avtalsriskerna har identifierats kan försäkringarna skräddarsys direkt efter dem. Detta handlar inte bara om att utnyttja försäkringen, utan om riskhantering som skyddar organisationens verksamhet och ekonomi”, säger Toppi.
Tre steg till god ansvarshantering
- Dokumentera avtalen tydligt och entydigt.
- Jämför företagets försäkringar med varje viktigt avtal, särskilt de som innehåller ansvarsöverföring eller svårförutsägbara situationer.
- Integrera riskhanteringen i inköps- och avtalsprocesserna redan i ett tidigt skede, inte först vid undertecknandet eller när den första skadan inträffat.
I många organisationer litar man på att avtal och försäkringar täcker riskerna tills motsatsen bevisas, alltför ofta först efter att en skada inträffat. Därför kan det vara bra att stanna upp ett ögonblick och fråga sig: talar dessa två verkligen samma språk?
Är det dags för din organisation att undersöka om det finns skyldigheter eller omständigheter i avtalen som inte täcks av det nuvarande försäkringsskyddet? Medvetenhet i sig eliminerar inte risken, men ger möjlighet att hantera den innan den realiseras.
Boka en kostnadsfri försäkringskartläggning för ditt företag
