Samarbetet med mäklaren innebar betydande besparingar på försäkringarna för Heka

En utmanande situation som utgångspunkt

När Hekas ekonomichef Mikko Herajärvi tillträdde sin tjänst befann sig företaget på många sätt i en övergångsfas. Den tidigare ekonomichefen hade redan hunnit gå i pension, och några månader senare byttes även verkställande direktören och fastighetschefen ut i företaget. Ansvaret för ett pågående försäkringsprojekt övergick direkt från föregångaren till Herajärvi.

”Min föregångare hade låtit Söderberg & Partners genomföra en försäkringsanalys och det fanns även planer på att genomföra en upphandling av försäkringarna. Fortsättningen av projektet hamnade i praktiken direkt i mina händer. Det handlade om ett stort projekt, så starten var inte den enklaste möjliga när det gällde att sätta sig in i saken”, beskriver Herajärvi.

Den omfattande försäkringsanalysen var dock välgjord, så Herajärvi upplever att den hjälpte honom att ganska smärtfritt sätta sig in i organisationens försäkringsvärld. Försäkringsmäklaren gick igenom analysen och dess resultat tillsammans med Heka.

”Vi ville säkerställa att vi utgick från analysen i rätt riktning och att vi internt hade en gemensam förståelse av saker och ting. För mig var det viktigt att involvera fler personer från organisationen för att kunna dra nytta av den bästa expertisen”, berättar Herajärvi.

Målet är ett kostnadseffektivt och tydligt försäkringsskydd

Söderberg & Partners experter stödde Heka i alla faser av försäkringsprojektet: de hjälpte till med genomgången av analysen, utformningen av anbudsförfrågningar, jämförelsen av de inkomna anbuden samt beslutsfattandet.

I konkurrensutsättning handlar mäklarens största fråga ofta om hur och när man får de nödvändiga objektsuppgifterna och förteckningarna från kunden. Med Heka var detta inget problem, eftersom förteckningen över tillgångar och fastigheter levererades snabbt till mäklaren och innehöll alla väsentliga objektspecifika tekniska uppgifter, försäkringsuppgifter samt information om de viktigaste renoveringarna. Dessa uppgifter var avgörande för att upphandlingen skulle lyckas.

Det framgångsrika samarbetet medförde betydande fördelar både vad gäller kostnader och försäkringsinnehåll.

”Den största enskilda fördelen var förstås priset. Heka erbjuder prisvärt boende, så alla besparingar vi upptäckte kommer direkt hyresgästerna till godo via hyrorna”, konstaterar Herajärvi.

Även innehållet i försäkringsskyddet blev tydligare och man fick en bättre helhetsbild av det. Bland annat lyckades man fastställa självrisknivåerna bättre än tidigare.

”Jag är själv ingen djupgående expert på försäkringar, så sakkunnigt stöd var verkligen viktigt. Särskilt i ett så stort sammanhang behövs ett utifrånperspektiv och ett professionellt tillvägagångssätt”, påminner Herajärvi.

Smidigt samarbete och tydligt tillvägagångssätt

Enligt Herajärvi utmärkte sig samarbetet särskilt genom sin tydlighet och effektivitet. Arbetet drevs systematiskt framåt och stöd fanns ständigt tillgängligt, vilket gjorde processen tydlig och lätt att hantera ur Hekas perspektiv.

Experterna var alltid tillgängliga, och tjänsten kombinerade kundorientering med ett aktivt tillvägagångssätt. Under projektet fortskred arbetet i jämn takt, och arbetsbelastningen blev inte orimligt stor.

När upphandlingen avslutats valde Heka en ny försäkringspartner, till vilken alla försäkringar centraliserades. I detta skede har man beslutat att hantera försäkringarna internt hos Heka för att kunna testa hur väl den nuvarande strukturen fungerar.

I och med projektet förnyade Heka även sina interna arbetsmetoder när det gäller försäkringsfrågor. Processen gav värdefulla lärdomar och utvecklade organisationens egen kompetens. Slutresultatet blev ekonomiska fördelar och tydligare försäkringsskydd.

Om det i framtiden uppstår ett nytt behov av extern expertis är Herajärvi övertygad om att hjälp snabbt kommer att finnas till hands.

”Jag kommer säkert att ta kontakt igen om behov uppstår”, säger han.